Sử dụng nguồn lực ngoài doanh nghiệp

(TBKTSG) –
Việc sử dụng một số nguồn lực thuê bên ngoài (dịch vụ quản lý hệ thống
lương, quản lý nhân viên, cho thuê và quản lý nhân sự…) có thể giúp
doanh nghiệp hạ thấp chi phí, cải tiến chất lượng sản phẩm và giảm
thiểu rủi ro trong kinh doanh.

Lợi ích thiết thực

Bà Nguyễn Thị Trường Sơn, Giám đốc dịch vụ nhân sự Trung tâm Tư vấn
nguồn nhân lực Tân Đức, cho biết nhiều nhà đầu tư nước ngoài, trong
thời gian xin cấp giấy phép vào kinh doanh tại Việt Nam, đã tìm đến
dịch vụ cho thuê và quản lý nhân sự của Tân Đức.

Theo bà Sơn, họ cần có ngay nguồn lực để hoạt động vì không muốn bỏ
lỡ cơ hội kinh doanh. Bên cạnh đó, cũng có nhiều nhà đầu tư khác chọn
dịch vụ này như một giải pháp thiết thực về chi phí kinh doanh và quản
lý lao động. “Họ sẽ không phải tốn chi phí làm giấy phép kinh doanh,
thuê văn phòng, mua sắm trang thiết bị, quản lý nhân sự… trước khi xác
định chắc chắn việc đầu tư vào Việt Nam”, bà Sơn nói.

Lâu nay, các
tập đoàn lớn ở Việt Nam vẫn sử dụng dịch vụ thuê nhân sự bên ngoài khi
muốn có ngay nguồn lực chuyên môn cao về thiết kế sản phẩm, khảo sát
thị trường, công nghệ thông tin… Các nhà thầu dự án cũng sử dụng dịch
vụ này để tiết kiệm chi phí cho nguồn lao động tạm thời. Các vị trí
tiếp tân, thư ký hành chính, nhân viên văn phòng ở một số công ty sản
xuất lớn cũng thường được thuê bên ngoài.

Nhìn chung, doanh nghiệp đi thuê nhân sự bên ngoài thường nhằm đáp
ứng một trong hai yêu cầu: cần nguồn lực chuyên môn cao không có sẵn
tại doanh nghiệp; hoặc muốn tìm nhân sự bên ngoài thực hiện các công
việc đơn giản, để tập trung nguồn lực doanh nghiệp vào chiến lược kinh
doanh, nghiên cứu sản phẩm mới, tăng giá trị dịch vụ…

Ông Nguyễn Huy Hoàng, Giám đốc Công ty TNHH Nhôm Phi Mã, cho biết
trước đây phòng hành chính-nhân sự của công ty đã phải mất nhiều thời
gian vào việc chăm lo phúc lợi, lương thưởng, bảo hiểm, đồng thời phải
giải quyết những mâu thuẫn nội bộ, trường hợp thôi việc hoặc tranh chấp
trong lao động từ hàng ngàn công nhân ở đây. Việc này khiến ông không
thể tập trung tốt vào việc kinh doanh, vì thường xuyên phải đau đầu với
các vấn đề liên quan đến quản lý con người.

“Nhân viên hành chính của công ty thường thiếu chuyên nghiệp trong
các kỹ năng giao tiếp, thuyết phục và thương lượng, nắm vững các quy
định về luật lao động… Vì thế, từ hơn năm nay, chúng tôi quyết định sử
dụng dịch vụ quản lý hệ thống lương từ bên ngoài. Thay vì mất trọn
tháng để giải quyết hàng núi công việc liên quan đến quyền lợi người
lao động, phòng hành chính-nhân sự giờ chỉ cần… một ngày để kiểm tra
các báo cáo lương do đối tác cung cấp dịch vụ chuyển sang. Họ được giải
phóng gần như hoàn toàn gánh nặng về quản lý nhân sự”, ông Hoàng nói.

Những điều cần lưu ý

Để sử dụng hiệu quả các nguồn lực thuê bên ngoài, nhiều chuyên gia
về nhân sự cho rằng doanh nghiệp cần chú ý đến các yếu tố liên quan đến
nhà cung cấp dịch vụ như giấy phép kinh doanh, cam kết bảo mật thông
tin doanh nghiệp, tình trạng tài chính, uy tín trong ngành… Trên thực
tế, đã có một số dịch vụ giới thiệu việc làm [chỉ có chức năng môi giới
lao động, không được ký hợp đồng với người lao động] kiêm luôn chức
năng cho thuê và quản lý nhân sự dẫn đến chuyện vi phạm pháp luật, gây
thiệt hại cho doanh nghiệp về uy tín, thương hiệu, rò rỉ thông tin mật…

Nếu sử dụng dịch vụ cho thuê và quản lý nhân sự, doanh nghiệp cần
trao đổi cụ thể các thỏa thuận về quản lý nhân viên với nhà cung cấp
dịch vụ. Giám đốc một công ty cho thuê nhân sự cho biết, việc thỏa
thuận này có khi là quy định cụ thể cho nhân viên về địa chỉ phản hồi
khi có yêu sách hoặc khiếu nại. Thông thường, nhà cung cấp dịch vụ sẽ
đảm nhận vai trò giải quyết các thắc mắc cho nhân viên. Nhưng người lao
động tại các doanh nghiệp vẫn cho rằng nếu đề đạt trực tiếp lên cấp
quản lý, lãnh đạo doanh nghiệp sẽ được giải quyết khiếu nại nhanh hơn
là thông qua nhà quản lý lao động, tức bên cung ứng dịch vụ. Vì thế
doanh nghiệp đi thuê dịch vụ bên ngoài cần nghĩ đến các tình huống như
thế để đạt được những thỏa thuận tốt nhất.

Một điều cần lưu ý nữa là, doanh nghiệp cần phối hợp chặt chẽ với
đơn vị cung ứng trong quá trình sử dụng dịch vụ, để thường xuyên phản
hồi và đánh giá chất lượng làm việc của nhân viên thuê ngoài hay dịch
vụ cho từng công việc. Tiêu chí đánh giá phải dựa trên năng suất của
từng vị trí công việc.

Để nhận biết một nhà cung cấp dịch vụ đáng tin cậy, bà Sơn cho rằng
doanh nghiệp nên dựa vào thông tin tham khảo từ khách hàng đã mua hoặc
đang sử dụng dịch vụ của nhà cung cấp đó. “Nếu doanh nghiệp chưa có
nguồn tham khảo thì có thể căn cứ trên đánh giá về cách làm việc chuyên
nghiệp, đúng thời hạn cam kết (như đảm bảo trả lời thư cho khách hàng
trong vòng 24 tiếng). Bên cạnh đó, qua các buổi tiếp xúc với nhà cung
ứng dịch vụ, doanh nghiệp cũng có thể nhận biết chất lượng dịch vụ họ
cung cấp thông qua sự hiểu biết của đội ngũ chuyên viên tại đây về kinh
nghiệm quản lý lao động quốc tế và trong nước, kiến thức về luật lao
động…”, bà Sơn giải thích.

Ở góc độ người sử dụng dịch vụ, ông Lê Chương Vũ, giám đốc một công
ty gia công phần mềm, nêu kinh nghiệm nhận biết một dịch vụ cho thuê và
quản lý nhân sự đáng tin cậy. Theo ông, trước hết họ (nhà cung ứng dịch
vụ) phải biết đặt ra chiến lược phát triển cho những nhân viên có thành
tích xuất sắc đang được cung cấp cho khách hàng. Và quan trọng hơn, các
nhân viên đó phải được giáo dục về lòng trung thành với doanh nghiệp họ
đang cộng tác. Kế đến, một dịch vụ tốt sẽ không thể thiếu nguồn nhân sự
dự phòng, để có thể cung cấp dịch vụ thường xuyên cho khách hàng.
“Chẳng hạn, khi nhân viên được cung ứng qua dịch vụ nghỉ phép hay nghỉ
việc tại doanh nghiệp, đội ngũ nhân sự dự phòng này sẽ ngay lập tức thế
chỗ để đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp không bị gián đoạn”, ông Vũ
chia sẻ.

Lẽ dĩ nhiên, dù doanh nghiệp và nhà cung ứng dịch vụ đã “thăm dò”
nhau rất kỹ nhưng vẫn có những tình huống diễn ra ngoài ý muốn. Một số
đơn vị cung cấp dịch vụ chưa có được những phương án hữu hiệu để giữ
người lao động của họ tại doanh nghiệp khách hàng; hoặc không muốn cung
cấp dịch vụ lâu dài khi nhận thấy thị trường biến động. Ở một số doanh
nghiệp gặp trường hợp nguồn nhân viên thuê bên ngoài chưa nhận thức
đúng đắn về phạm vi công việc, dẫn đến mức độ trung thành, thái độ tiếp
thu học hỏi trong công việc chưa cao. Vì thế, doanh nghiệp rất khó khăn
khi huấn luyện và đào tạo công việc cho các nhân viên này.

Một số dịch vụ thuê bên ngoài

Quản lý hệ thống lương

Dịch vụ này sẽ giúp chuẩn bị bảng tính lương hàng tháng chi tiết về
trợ cấp và phúc lợi. Nhà cung cấp dịch vụ sẽ đóng vai trò như một nhân
viên bộ phận quản lý thang bảng lương nhằm:

• Hỗ trợ, lưu trữ và quản lý bảng tính lương hàng tháng bao gồm các
thông tin chi tiết về lương, các khoản bảo hiểm trợ cấp, thuế thu nhập
cá nhân… phù hợp với luật Việt Nam và chính sách của công ty.

• Làm việc trực tiếp với các ban, bộ phận liên quan trong việc quản
lý các chi tiết được liệt kê trong bảng tính lương như đăng ký bảo hiểm
xã hội, bảo hiểm y tế, thuế thu nhập cá nhân, trả lương…

Quản lý nhân viên

Phương thức thực hiện:

• Tìm và thay thế ứng viên phù hợp với yêu cầu của công ty khách hàng.

• Ký hợp đồng lao động với nhân viên của công ty khách hàng (dựa trên những thỏa thuận riêng biệt với nhân viên).

• Gián tiếp hoặc trực tiếp quản lý đánh giá khả năng làm việc và thực hiện công việc của nhân viên.

• Tìm kiếm và thay thế nhân viên nghỉ việc…

Cho thuê và quản lý nhân lực

Nhà cung cấp dịch vụ này sẽ:

• Thành lập và quản lý một nhóm nhân viên như yêu cầu của công ty.

• Ký hợp đồng lao động với nhân viên.

• Đào tạo và giám sát nhân viên.

• Quản lý và đánh giá trực tiếp khả năng làm việc của nhân viên.

• Làm trung gian hòa giải giữa công ty và nhân viên nếu có xung đột xảy ra trong quá trình làm việc.

• Thay thế nhân viên nghỉ việc…

VĂN HÓA

This entry was posted in Quản trị doanh nghiệp. Bookmark the permalink.

Gửi phản hồi

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Log Out / Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Log Out / Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Log Out / Thay đổi )

Google+ photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google+ Log Out / Thay đổi )

Connecting to %s