7 Bí quyết đơn giản để tạo ấn tượng tốt cho Doanh nghiệp nhỏ

Đối
với các chủ doanh nghiệp nhỏ, tạo ra một ấn tượng, hình ảnh tốt đẹp cho
bản thân mình và cho doanh nghiệp luôn là một thử thách lớn. Quảng cáo
không phải là sự lựa chọn hàng đầu vì quá tốn kém. Thay vào đó, các
doanh nghiệp nhỏ thường dựa vào những cách xây dựng quan hệ truyền
thống hoặc thông qua những lời truyền miệng để tự quảng bá hình ảnh của
mình. Theo Carmine Gallo, một chuyên gia đào tạo về giao tiếp ở
Pleasanton (bang California, Mỹ), tác giả của cuốn sách 10 Simple
Secrets of the World’s Greatest Business Communicators (tạm dịch: 10 bí
quyết đơn giản của các doanh nghiệp giao tiếp tốt nhất trên thế giới)
thì 7 nguyên tắc dưới đây sẽ giúp các doanh nghiệp nhỏ tạo được ấn
tượng tốt và lâu dài với các khách hàng và đối tác bên ngoài…

1.
Trả lời các thư tín trong vòng 24 giờ

Nghiên cứu cho thấy các ông chủ điều hành các doanh
nghiệp thành công nhất là những người đưa ra phản hồi cho các ý kiến,
thắc mắc, yêu cầu của khách hàng và các đói tác của mình nhanh nhất.
Khi nhận một tin nhắn dưới dạng thư thoại hoặc một bức thư điện tử của
khách hàng, họ luôn trả lời ngay dù đang ở trong văn phòng hay đi công
tác bên ngoài. Nên tự đặt ra cho mình một nguyên tắc là phải trả lời
các thư tín trong vòng 24 giờ. Nếu người chủ doanh nghiệp luôn trả lời
nhanh chóng các thắc mắc, các mối quan tâm của các nhân viên thì đến
lượt mình, các nhân viên cũng làm điề tương tự đối với khách hàng. Khi
không có thời gian để đưa ra ngay một câu trả lời, trong vòng 24 giờ
hãy báo cáo cho người gửi thư biết rằng mình đã nhận được thư của họ và
đang xem xét hay xử lý các yêu cầu đó.

2.
Chào hỏi mọi người với sự nhiệt tình

Khi khách hàng, đối tác hay nhân viên gọi điện thoại
đến, nếu đã quyết định trả lời thì hãy chứng tỏ rằng mình có đủ thời
gian để tập trung lắng nghe. Nhiều người thường có thói quen làm công
việc khác khi nói chuyện điện thoại. Đừng quên rằng người ở bên kia đầu
dây có thể cảm nhận được hành động đang diễn ra ở đầu dây bên này, nhất
là khi người nghe điện thoại trả lời ngập ngừng hay vừa trả lời điện
thoại vừa đánh máy tính. Hãy dành trọn sự quan tâm, chú ý đến người gọi
điện thoại cho mình như đang đối diện với họ. Nếu khách hàng gọi đến
không đúng lúc, hãy hẹn gọi lại cho họ khi thích hợp.

3.
Giữ liên lạc bằng mắt

Khi giao tiếp, trò chuyện với khách hàng, nhân viên,
hãy giữ liên lạc bằng mắt với họ, tránh phân tâm bởi những thứ khác
xung quanh. Nếu có thích vật dụng nào đó của mình hoặc của người đối
diện thì cũng đừng nên dán mắt vào nó khi đang nói chuyện với người
khác. Cũng không nên nhình quanh phòng để kiểm tra xem có người nào
khác không. Chỉ khi thật sự quan tâm, chú ý đến người khác khi nói
chuyện với họ thì mới có thể làm cho họ có cảm giác rằng ý kiến, quan
điểm của họ thật sự có giá trị.

4.
Để lại những lời nhắn khôn khéo bằng thư thoại

Khi gọi điện thoại cho khách hàng nhưng không gặp
được họ thì không nên để lại tin nhắn quá dài đi kèm với số điện thoại
của mình ở cuối câu. Lời nhắn nên ngắn gọn, đầy đủ, chính xác. Những
thông tin cần thiết như tên của người gọi, thời gian gọi, số điện thoạI
của người gọi cần phải đưa lên đầu tiên. Ở cuối lời nhắn, nên lặp lại
số điện thoại một cách từ từ, chậm rãi.

5.
Tôn trọng các mối quan hệ

Khi tham gia các sự kiện xây dựng quan hệ, nếu có ai
đó trao danh thiếp của họ thì đó là một lời mời để bắt đầu xây dựng một
mối quan hệ mới. Nhưng cũng đừng nên lợi dụng mối quan hệ này bằng cách
gửi thư điện tử để tiếp thị, chào hàng, quảng bá về doanh nghiệp của
mình cho người mới quen theo kiểu “dội bom” ngay sau lần gặp đầu tiên.
Điều đó chỉ sẽ làm các mối quan hệ mới có trở nên xấu đi.

6.
Thận trọng trong việc sử dụng thư điện tử

Nên viết những bức thư điện tử ngắn gọn, rõ ràng,
chính xác. Hãy viết câu chủ đề trong vòng tù ba đến năm từ có thể gây
sự chú ý của người nhận thư. Những thông tin chính cần được đề cập đến
ngay từ một, hai dòng đầu tiên của bức thư. Mỗi bức thư chỉ nên bao gồm
một, hai đoạn văn ngắn. Cũng nên để ý đến chính tả, văn phạm và sử dụng
chức năng kiểm tra hai yếu tố này của hộp thư điện tử trước khi gửi thư
đi.

7.
Nên làm những việc nhỏ để gây thiện cảm

Những lời ngắn gọn, viết bằng tay trên một mảnh
giấy nhỏ để bày tỏ sự cảm ơn kèm theo một số phiếu quà tặng, phiếu mua
hàng giảm giá chắc chắn sẽ làm ngạc nhiên những khách hàng mới gặp và
tạo ấn tượng tốt cho họ. Cũng có thể để lại lời nhắn cảm ơn qua hộp thư
thoại. Gửi những thông tin, những bài viết trên các tờ báo mà mình nghĩ
rằng khách hàng có quan tâm và chúng sẽ tạo ra thêm giá trị cho họ cũng
là một cách để tạo ấn tượng tốt. Khi nhận được những món quà nho nhỏ
như vậy từ doanh nghiệp, khách hàng sẽ khó có thể nghĩ đến chuyển sang
một đối tác khác khi họ có nhu cầu mua loại sản phẩm hay dịch vụ mà
doanh nghiệp đang chào bán.
 
DOANH NHÂN SÀI GÒN CUỐI TUẦN
This entry was posted in Quản trị doanh nghiệp. Bookmark the permalink.

Gửi phản hồi

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Log Out / Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Log Out / Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Log Out / Thay đổi )

Google+ photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google+ Log Out / Thay đổi )

Connecting to %s