Lựa chọn ERP cho hiệu quả

Việc lựa chọn giải pháp hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) hiện
vẫn là câu hỏi với nhiều doanh nghiệp (DN), khi mà các thông tin về ERP
chưa thực rõ ràng và có hệ thống. Bài viết sẽ chia sẻ cách thức lựa
chọn giải pháp ERP một cách hiệu quả.

Khi nào cần đầu tư ERP?

Bản chất hệ thống ERP không phải là cái gì quá khổng
lồ và phức tạp. Ngay trong những hệ thống hàng ngày của các DN, nếu
luồng thông tin và quy trình tác nghiệp được thưc hiện xuyên suốt trên
hệ thống máy tính thì đã có thể coi là một loại ERP rồi. Trên thực tế,
khi việc tăng trưởng diễn ra quá nhanh, hoặc khi lãnh đạo DN bắt đầu
lúng túng trong việc kiểm soát vì lượng thông tin cần xử lý quá nhiều
thì họ bắt đầu tìm đến các hệ hỗ trợ như các phần mềm (PM) ERP. Tuy
nhiên, do vấn đề chi phí nên thường các DN vừa và lớn mới nghĩ đến việc
trang bị một hệ thống ERP. Do đó, để trả lời câu hỏi đã cần đầu tư ERP
chưa, DN cần đánh giá mình đã ở trong 5 tình trạng sau hay chưa:

  • DN bắt đầu có khối lượng giao dịch kinh doanh
tăng nhanh, lượng hàng xuất kho và hóa đơn xuất tăng nhanh hơn việc nắm
bắt thông tin để điều hành của lãnh đạo đơn vị. Các sai sót thường bắt
đầu xảy ra ở các khâu nhập kho, xuất kho, giao hàng, nhầm lẫn thông tin
giữa hóa đơn và hàng xuất… các khách hàng trung thành bắt đầu kêu
nhiều hơn. 
  • DN bị canh tranh gay gắt, lợi nhuận giảm xuống và
các yêu cầu về tiết kiệm chi phí, hợp lý hóa quy trình quản lý được đặt
lên bàn của ban lãnh đạo DN. 
  • DN đang phát triển tốt, lợi nhuận cao và muốn mở rộng quy mô sản xuất, kinh doanh sang nhiều lĩnh vực khác. 
  •
DN xuất khẩu hoặc muốn mở thị trường ra nước ngoài cũng như kết hợp với
các đối tác quốc tế để hợp tác kinh doanh. Các khách hàng và đối tác
đòi hỏi DN có mô hình quản lý tương thích theo thông lệ thế giới. 
  • DN đang hoạt động với bộ máy quản lý cồng kềnh, hiệu quả kém và đang trong quá trình tái cấu trúc cơ cấu quản lý.

Nếu DN thuộc các tình trạng trên thì việc đầu tư ERP
có thể sẽ là một trong những giải pháp hữu hiệu giúp DN thoát khỏi các
trạng thái khó khăn hiện tại để đạt được mục tiêu chiến lược của mình.

Chọn "chiếc áo" ERP vừa vặn

Quay trở lại câu chuyện về chi phí. Trong bối cảnh
nền kinh tế đang có nhiều biến động hiện nay, ngân sách dành cho tin
học thường bị cắt giảm và nhường chỗ cho các mục tiêu kinh doanh quan
trọng khác. Chính vì vậy, việc lựa chọn ERP trở nên khó khăn hơn bao
giờ hết. Ngay cả trong trường hợp DN có tiền, việc mua ERP cũng không
bao giờ là câu hỏi dễ. Vấn đề chỉ là cách nhìn việc mua ERP là mua sắm
đơn thuần hay là đầu tư lâu dài.

Việc đầu tư hiện nay của DN thường dừng lại theo mô
hình hiện tại của DN nhiều hơn các định hướng lâu dài. Việc đầu tư ERP
không thể một sớm một chiều nên không thể nói đầu tư ERP sẽ kết thúc
khi DN bắt đầu tự vận hành hệ thống. Ví dụ một DN về sản xuất và kinh
doanh hàng tiêu dùng, trong 3-4 năm đầu họ cần tăng trưởng nên mục tiêu
chính sẽ giải quyết các khâu liên quan tới bán hàng và tài chính với
phương châm "có hàng đúng hạn và bán giành thị phần". Như vậy, các phân
hệ về quản lý tài chính, quản lý kho và quản lý bán hàng sẽ được áp
dụng. Sau 4 năm, họ sẽ tiếp tục quan tâm tới "phân tích và giảm thiểu
tổn thất, chi phí, giảm giá thành …" nên các phân hệ quản lý sản xuất,
phân tích tài chính, nhân sự, lương sẽ được đưa vào. Đồng thời, khi yếu
tố công nghệ đã được xác lập là một yếu tố cạnh tranh thì việc kết nối
hệ ERP với các dây chuyền sẽ được đặt ra như việc kết nối với ngân
hàng, với dây chuyền các nhà cung ứng, các đại lý bán hàng…

Như vậy, để "chiếc áo" ERP không "quá chật" hay "quá
rộng", vấn đề quan trọng là DN cần xác định được chiến lược phát triển
của mình trong 5 năm, 10 năm nữa là thế nào, chứ không phải căn cứ trên
mô hình hiện tại.

Nên đầu tư bao nhiêu cho ERP?

Khi có ý định trang bị hệ thống ERP, DN cần phải
chuẩn bị nguồn ngân sách cho mình. Các DN đừng ngần ngại về giải pháp
ERP ngoại hay ERP nội mà nên quan tâm đến chi phí tổng sở hữu (Total
Cost of Ownership – TCO), chủ yếu bao gồm các khoản mục:

  • Chi phí bản quyền 
  • Chi phí triển khai và chuyển giao hệ thống 
  • Chi phí bảo hành và bảo trì hệ thống 
  • Chi phí cho phần cứng và hạ tầng truyền thông 
  • Chi phí nội bộ DN (các khoản phát sinh do thay đổi cấu trúc, tiền lương, tiền thưởng nhân viên, tiền làm thêm giờ …) 
  • Chi phí mở rộng và kết nối trong tương lai

Số liệu thống kê các dự án các DN Việt Nam đã triển
khai ERP cho thấy chi phí từ 50.000 USD trở lên đến vài trăm nghìn hoặc
hàng triệu USD cho các giai đoạn đầu tư ban đầu.

Có một cách nhìn khác là việc đầu tư trên doanh thu.
Với các DN khỏe mạnh và đang muốn mở rộng sản xuất kinh doanh hoặc hợp
tác quốc tế thì tỷ lệ đầu tư trong năm đầu cho hệ thống CNTT thường
chiếm khoảng 3% tổng doanh thu, trong đó 1,5-2% cho ERP. Từ năm 2 trở
đi, chi phí vận hành chiếm khoảng 1% và khoảng 0,5% cho phát triển
thêm.

(Theo PC World VN)

This entry was posted in ERP. Bookmark the permalink.

Gửi phản hồi

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Log Out / Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Log Out / Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Log Out / Thay đổi )

Google+ photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google+ Log Out / Thay đổi )

Connecting to %s