Lựa chọn ERP cho hiệu quả (tt)

Trong quá trình kiểm tra và đánh giá tính phù hợp của giải pháp,
việc so sánh giữa hiện trạng và giải pháp đề xuất rất quan trọng.

Yêu cầu đầu bài thầu?

Các doanh nghiệp (DN) Việt Nam thường dùng cách thức
truyền thống là đấu thầu, thông qua việc thuê một nhà tư vấn độc lập để
nghiên cứu hiện trạng và sau đó đưa vào yêu cầu kỹ thuật. Tương tự, các
DN nước ngoài sử dụng hình thức này với tên gọi khác là Request For
Proposal (yêu cầu đề xuất). Các DN cổ phần hoặc tư nhân thay vì phải
tiến hành thầu rộng rãi sẽ lựa chọn hình thức đàm phán ký hợp đồng trực
tiếp.

Về cách thức làm không sai, nhưng nhiều DN do dựa
vào đơn vị tư vấn, hoặc không sát sao trong việc đưa ra yêu cầu cho
giải pháp dẫn đến tình trạng hồ sơ quá nặng về hình thức, các tiêu chí
đánh giá không rõ ràng, hoặc thiên nhiều về kỹ thuật và các giải pháp
tài chính hơn là nghiệp vụ chức năng. Bản thân việc này không những gây
hại cho các đơn vị triển khai mà còn gây hại cho chính DN bởi thời gian
triển khai kéo dài, tổng chi phí sẽ bị đội lên.

Để giải quyết vấn đề này cần chú trọng hai khâu:

1. Khảo sát chi tiết hiện trạng và xu hướng tương lai 2. Đưa ra tiêu chí nghiệp vụ, kỹ thuật, giá rõ ràng cho đề xuất giải pháp

Khảo sát hiện trạng và xu hướng tương lai

DN hoặc các đơn vị tư vấn thường chỉ dừng lại ở mức
khảo sát hiện trạng các phòng, ban chức năng, các bộ phận, phân xưởng
sản xuất… đôi khi lấy ngay quy trình ISO đang triển khai để xét. Việc
khảo sát này chỉ nêu được 60% các nhu cầu cần giải quyết. Trong khi,
các vị lãnh đạo DN thường đưa ra các yêu cầu rất khác biệt so với yêu
cầu từ hiện trạng của các phòng, ban chức năng. Chính các yêu cầu này
đôi khi sẽ thay đổi hết các quy trình tác nghiệp để cho kết quả đầu ra
như ý muốn.

Cách thức khảo sát tốt nhất nên bắt đầu từ chiến
lược phát triển DN cùng các yêu cầu vĩ mô. Ví dụ, DN có đầu tư vốn vào
các đơn vị khác không và trong báo cáo hợp nhất của DN có cần phải đưa
kết quả hoạt động kinh doanh, kết quả đầu tư vào không? DN sẽ phát
triển trong 3-5 năm tiếp theo như thế nào, có mở thêm loại hình sản
xuất kinh doanh khác không?… Phần quan trọng thứ hai sẽ dành cho bộ
máy tài chính của DN, với các chỉ số đánh giá hiệu quả hoạt động DN
đang sử dụng. Hệ thống ERP cần phải đưa ra được các chỉ tiêu này trên
báo cáo nhanh hơn và có độ tin cậy, số liệu hợp lý hơn.

Phần cuối cùng của việc khảo sát mới dành cho các
phòng, ban chức năng, các bộ phận tác nghiệp. Việc khảo sát sẽ hiệu quả
nhất khi được tiến hành theo các luồng quy trình nghiệp vụ, thay vì
đánh giá sự đầy đủ/thiếu hụt chức năng của từng bộ phận. Với việc khảo
sát theo quy trình, các bộ phận sẽ xác lập rõ ràng vai trò chức năng
của mình trong các quy trình vận hành chính của DN.

Một phần không thể thiếu là khảo sát hệ thống phần
cứng và hạ tầng CNTT có đáp ứng được khi triển khai ERP hay không. Việc
này ngoài phần hiện trạng của DN cũng cần khảo sát theo yêu cầu phát
triển của DN để đánh giá được chính xác hơn. Kết quả của việc khảo sát
là đưa ra được báo cáo hiện trạng DN, trong đó bao gồm phần kỹ thuật và
phần nghiệp vụ chức năng (Technical and Functional). Đây sẽ là tiền đề
để DN đưa ra các yêu cầu cho giải pháp ERP.

Đưa ra tiêu chí rõ ràng cho giải pháp

Điều cần tránh nhất của việc đề xuất giải pháp là
không đưa ra được yêu cầu đầu bài rõ ràng. Thông thường, đây là phần
quan trọng. Bản thân yêu cầu này là một bộ câu hỏi theo cấu trúc hình
cây. Trong đó, các câu hỏi sẽ đi từ phần chiến lược phát triển, quản lý
và phân tích, tác nghiệp chức năng, đồng thời câu hỏi mô tả rõ ràng
theo hướng hệ thống ERP làm được và không làm được cái gì.

Với việc chia thành bộ câu hỏi và thang điểm có
trọng số, DN sẽ xác định được hệ thống ERP có thể giải quyết được các
bài toán mà mình đặt ra hay không. Đi kèm với khả năng giải quyết bài
toán là các câu hỏi cho đơn vị tư vấn triển khai xem việc triển khai sẽ
được thực hiện ra sao, thời gian, số lượng người thực hiện, các yêu cầu
của đơn vị triển khai đối với DN… Phần hạ tầng CNTT thường được yêu
cầu cụ thể và rõ ràng, trong đó bao gồm hiệu năng hệ thống cho hiện tại
và tương lai, giải pháp, số lượng thiết bị, chủng loại, xuất xứ… Một
phần không thể thiếu chính là các chi phí kèm theo như bản quyền phần
mềm, bảo mật, cơ sở dữ liệu khác…

Phương án tài chính nên yêu cầu rõ ràng về các hạng
mục: kinh phí bản quyền, kinh phí dịch vụ triển khai, kinh phí hỗ trợ
hàng năm và các loại kinh phí khác. Ngoài ra, phương án nên đề cập tới
việc mở rộng hệ thống sau này. Một số DN còn đưa các hạng mục kinh phí
sử dụng chung như ngân sách cho khuyếch trương thương hiệu DN. Điều
quan trọng nhất của phương án tài chính là lịch trình thanh toán hợp
lý. Nó sẽ giải quyết được bài toán dòng tiền của DN trong việc quản lý
chi tiêu cho khi trang bị hệ thống ERP.

Trình diễn hệ thống và tham quan mô hình tương tự

Thông thường, DN hay yêu cầu các đơn vị bán ERP tiến
hành trình diễn (demo) hệ thống ERP. Điều này sẽ đúng với các bài toán
cụ thể như tài chính kế toán. Nhưng với cả một hệ thông tin quản lý DN
thì điều này sẽ không phản ánh đầy đủ và chính xác. Thông thường, cách
thức xem demo hiệu quả nhất là đưa ra yêu cầu cụ thể cho một quy trình
(ví dụ, từ mua sắm đến thanh toán), thậm chí cung cấp các số liệu giả
định xác thực với DN để các đơn vị bán ERP có thể thiết lập chi tiết và
trình diễn sản phẩm, qua đó chứng minh khả năng phù hợp của sản phẩm
ERP với DN.

Việc tham quan mô hình tương tự là một điều rất nên
làm. Tuy nhiên, ở Việt Nam, số lượng các DN làm ERP chưa thật nhiều.
Bên cạnh đó là việc chia sẻ các kinh nghiệm cũng không phổ biến nên
việc này có vẻ chưa thật sự hiệu quả. Hiện nay, một số DN đã lựa chọn
hình thức thăm quan mô hình tương tự trên thế giới, thay cho việc trình
diễn sản phẩm, vì nó phản ánh khá chính xác hình ảnh của DN trong tương
lai

Lời kết

Việc đầu tư một hệ thống ERP không phải là đơn giản,
nhưng cũng không quá phức tạp. DN không nên chuẩn bị một cách bị động,
hạn hẹp theo ngân sách định sẵn hay dựa quá nhiều vào các đơn vị tư
vấn. Với việc chuẩn bị thật kỹ lưỡng quá trình xem xét giải pháp ban
đầu, DN đã có tiền đề để ứng dụng ERP thành công.

(Theo PC World VN)

This entry was posted in ERP. Bookmark the permalink.

Gửi phản hồi

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Log Out / Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Log Out / Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Log Out / Thay đổi )

Google+ photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google+ Log Out / Thay đổi )

Connecting to %s